(X) POGO – pogodbe

(ukinjeno iz ponudbe, 2018)

Vodenje pogodb in rezervacija finančnih sredstev

POGO/RFIN omogoča spremljanje pogodbe oz. aneksa k pogodbi, od priprave prvega osnutka do zaključka pogodbenih del. Zagotavlja pregledovanje vseh pogodb v podatkovnem skladišču (vsebinski del pogodbe) ter spremljanje finančnega dela pogodbe (rezervacija finančnih sredstev) v povezavi s proračunskimi postavkami.

Aplikacija POGO/RFIN/Rezervacija finančnih sredstev je sestavni del skupine aplikacij, ki skupaj tvorijo OIS-občinski informacijski sistem.

Ker je zgrajena nad skupno bazo podatkov sistema OIS, omogoča tudi vpogled v javno naročilo, ki je postopek sprožilo, omogoča vpogled v zadevo v katero je postopek vpet ter omogoča pregled nad finančnim delom proračunskih postavk.
V celoten postopek priprave pogodbe, pridobitvi soglasja k pogodbi/aneksu in spremljanju pogodbe v postopku realizacije je vključenih več uradov:

Urad, ki pripravi pogodbo

Skrbnik, oziroma odgovorni referent za pridobitev soglasja k pogodbi/aneksu na uradu, pripravi pogodbo/aneks, vsebinski in finančni del (proračunske postavke s planom izplačil). Če je pogodba/aneks vezana na postopek javnega naročila, so podatki o proračunskih postavkah in izbranih ponudnikih (pogodbena stranka) prenešeni iz javnega naročila (aplikacija JANA). Referent ima možnost pregleda proračunskih postavk s prikazanim planom, predobremenitvami in razpoložljivimi sredstvi. S pomočjo teh podatkov skrbnik pripravi osnutek pogodbe (tudi v tekstovni obliki). Skrbnik mora poskrbeti, da je vsebina pogodbe/aneksa usklajena s pravnega vidika (pravnik mora pregledati in potrditi pogodbo). Potrjena pa mora biti tudi s strani pooblaščenega odredbodajalca. Šele nato lahko pogodbo/aneks posreduje uradu za finance.

Seznam in vrstni red kdo mora pogodbo pregledati in s podpisom potrditi, določi skrbnik pogodbe. Zadolženi za preglede pogodb dobijo obvestila po elektronski pošti. V primeru, ko eden od podpisnikov iz seznama označi, da pogodbe NE ne potrjuje, se le-ta vrne k skrbniku, ki jo popravi in ponovno se (iz že prej pripravljenega seznama podpisnikov) določi h komu mora ponovno v pregled / podpis. Vključeni v postopek za pridobitev soglasja k pogodbi/aneksu bodo imeli vpogled v pogodbe, ki jih morajo podpisati.

Urad za finance

Urad za finance pregleda pogodbo v tistih delih, kjer se določajo plačilni pogoji ter preveri ali so sredstva dejansko zagotovljena v proračunu (tudi skrbnik pogodbe je imel vpogled nad temi finančnimi podatki). V primeru pripomb, referent na uradu za finance, le te vpiše in pogodbo/aneks vrne k odgovornemu referentu, ki je pogodbo pripravil.

Urad župana

Šele, ko pogodbo/aneks podpišejo skrbnik, pravnik, odredbodajalec in urad za finance in skrbnik poskrbi za izpis ustreznih dokumentov (pogodba, obrazec soglasja k pogodbi) se pogodba/aneks lahko posreduje v podpis k županu. Ko pogodbo/aneks podpiše župan, se pogodba (dokument pogodbe) vrne na urad k skrbniku. Tajništvo urada tako opremljeno pogodbo pošlje k stranki v podpis. V tem trenutku se na zadevi v popis zadeve dodajo dokumenti: pogodba (ali aneks) in soglasje k pogodbi. Ko stranka vrne pogodbo, tajništvo urada poskrbi, da en izvod pogodbe dobi skrbnik in urad za finance. Skrbnik mora vpisati datum veljavnosti pogodbe. V predobremenitve pa se posreduje plan izlačil za podpisano pogodbo. Skrbnik mora spremljati realizacijo pogodbe/aneksa (beleži spremno dokumentacijo glede pogodbe/aneksa, spremlja finančni del po proračunskih postavkah).