+386 5 611 7000

Rešitve na ključ

Razvijamo aplikativne rešitve, v celoti prilagojene vašim
specifičnim zahtevam in potrebam.

Poslovni procesi

Vaš partner pri razvoju in programiranju na ključ.

VOPI – Občina Koper

Dokumentni sistem za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje

VOPI - Občina Koper

Kartotečni sistem v glavni pisarni takratne Občine Koper leta 1994 (foto B.V.)

Izziv

Uredba o pisarniškem poslovanju je leta 1994 odpravila ročno vodenje kartotečnega kazala zadev in dokumentov v obliki kartic ter predpisala računalniško vodeno evidenco upravnih zadev v glavni pisarni.

Rešitev

Leta 1994 smo z Občino Koper odprli projekt UPZA – Vodenje upravnih zadev in razvili sistem elektronskega evidentiranja upravnih zadev in dokumentov v glavni pisarni občinske uprave takratne občine Koper.

Sprva je projekt predvideval zgolj evidentiranje, torej samo zamenjavo kartic z elektronskimi zapisi. Vendar so se kmalu pokazale mnoge prednosti vpeljanega računalniškega vodenja, tako smo elektronko evidenco kmalu dogradili tudi s hranjenjem elektronskih “slik” digitaliziranih dokumentov in z beleženjem vseh premikov in trenutnih lokacij posameznih spisov v uradih.

Na osnovi pridobljenih pozitivnih uporabniških izkušenj in naraščajočih potreb in želja uporabnikov po nadgradnjah podpore specifičnim procesom po posameznih področjih, smo leta 1998 na podlagi izkušenj z UPZA pričeli s projektom VOPI – Vodenje postopkov in pisarniško poslovanje.

Izvedli smo celovit reinženiring dotedanjega dograjevanega sistema UPZA tako, da  smo najprej vzpostavili enotno podatkovno skladišče za vse procese, torej ne le za podporo vodenju upravnih in tudi neupravnih postopkov v glavni pisarni ter za evidentiranje novo nastalih izhodnih dokumetov v uradih, temveč tudi za potrebe številnih namenskih aplikacij.

Z enotno podatkovno bazo je bila vzpostavljena potrebna podatkovna infrastruktura za nadaljnji razvoj različnih funkcionalnosti novega dokumentnega sistema VOPI. Na področjih, kot so na primer področje družbenih dejavnosti, področje komunalnih prispevkov, področje občinskih poslovnih prostorov, področje urejanja prostora ipd., smo razvili različne namenske aplikacije, ki so komunicirale z dokumentnim sistemom VOPI in zagotavljale specifično podporo ključnim procesom v posameznih uradih občinske uprave.

Danes dokumentni sistem VOPI s skupino namenskih aplikacij, ki lahko izmenjujejo dokumente s sistemom VOPI, imenujemo “3 PORT-ov Občinski informacijski sistem” oz. označujemo s kratico s kratico “3OIS”.

Nadaljnji razvoj dokumentnega sistema VOPI

VOPI smo nenehno dograjevali ter prilagajali novim zakonskim spremembam ter predvsem potrebam in željam uporabnikov in razvoju tehnlogije. Danes je VOPI modularno sestavljen sistem aplikacij, kjer osnovne modulu VOPI dopolnjujejo različn specifični moduli, zaledne spletne storitve in zaledne obdelave, ki dodajajo množico dodatnih funkcionalnosti. Z nekaterimi moduli (OBVO, EVA, iLOKI, iKOPR, iNUSZ,…) se VOPI odpira tudi navzven in nudi občanom informacije v realnem času.

Za potrebe dokumentnega sistema VOPI smo posebej razvili tudi podporo za upravljanje s prostorom ter GIS pregledovalnik 3MAP. Specifična prednost tega GIS pregledovalnika napram ostalim je, da zaradi povezave z enotno podatkovno bazo VOPI in povezave z bazo prostorskih podatkov, omogoča dostop in vpoglede v dokumente in podatke v dokumentnem sistemu neposredno s klikanjem po objektih prikazanih na zemljevidu v GIS pregledovalniku. Pri tem GIS pregledovalnik 3MAP, prav zaradi enotnega nadzora dodeljevanja uporabniških pravic znotraj celotne skupie 3OIS, upošteva ali ima uporabnik 3MAPa res tudi pooblastila za vpogled v spise in v dokumente v dokumentnem sistemu VOPI. Vse s ciljem poenostavitve dela referentom v uradih.

Nadaljnji razvoj dokumentnega sistema VOPI in namenskih modulov nam, tako kot vsa ta leta, še vedno diktirajo potrebe in želje uporabnikov.

 

Danes je VOPI prilagojen spletni tehnologiji

Danes je VOPI predelan in prilagojen spletni tehnologiji, nameščen na aplikacijskem spletnem strežniku, ki je lahko dostopen preko internetu ali lokalno v intranetu. Za delo z VOPI-jem uporabniki uporabljajo zgolj spletni brskalnik.

Več o zadnji različici VOPI-ja dobite tukaj …

Razvoj dokumentnega sistema z računalniško vodeno evidenco zadev in dokumentov ter hrambo elektronskih slik dokumentov

Arhitektura sistema VOPI