+386 5 611 7000

Rešitve na ključ

Razvijamo aplikativne rešitve v celoti prilagojene vašim
specifičnim zahtevam in potrebam.

Poslovni procesi

Vaš partner pri razvoju in programiranju na ključ.

Vodenje postopkov

VOPI – Dokumentni sistem za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje

Dokumentni sistem VOPI (Vodenje postopkov in pisarniško poslovanje) je z računalniško vodeno evidenco zadev in dokumentov ter s hrambo elektronskih slik dokumentov temeljna aplikacija v skupini aplikacij  3OIS – Občinski Informacijski Sistem za lokalno samoupravo.

Z razvojem celovite podpore na tem področju smo pričeli že leta 1994, ko je takratna Uredba o pisarniškem poslovanju odpravila ročno vodenje kartotečnega kazala zadev in dokumentov ter predpisala računalniško vodeno evidenco v Glavni pisarni.

Dokumentni sistem VOPI podpira celotno področje pisarniškega poslovanja, od sprejemanja vhodnih dokumentov, klasificiranja in odpiranja zadev, vodenja upravnih in drugih postopkov, do izdelave in hrambe poljubnih izhodnih dokumentov znotraj spisov, v katerih se vodijo.

Enotna podatkovna infrastruktura v zaledju ter osrednji nadzor uporabniških pravic zagotavljata pooblaščenim uporabnikom v odvisnosti od dodeljenih pravic ter stopnje zaupnosti dokumentov iskanja po shranjenih dokumentih, vpoglede v evidenčne in prometne podatke ter vpogled v popis zadeve ter v vsebino posameznega dokumenta v zadevi.

Podatkovna baza dokumentnega sistema VOPI je povezana z GIS bazo prostorskih podatkov. Na ta način je pri dokumentih v dokumentnem sistemu, ki se nanašajo na zemljiške parcele:

  • v VOPI-ju omogočen neposreden vpogled v sliko parcele, ki je navedena na vlogi
  • iz VOPI-ja neposreden skok na pregledovalnik prostorskih podatkov 3MAP, tu pa vpogled v seznam vseh zadev , ki se nanašajo na to parcelo
  • pregled na seznam vseh zadev, ki se nanašajo na poljubno sosednjo parcelo
  • avtomatsko dopolnjevanje grafičnih slojev iz dokumentov v VOPI-ju (npr. sloj vseh izdanih gradbenih dovoljenj!)
  • avtomatska priprava izhodnih dokumentov (npr. namenska raba prostora, lokacijske informacije, odmera komunalnega prispevka, ipd)
  • avtomatska priprava neuradnih informacij za občane (npr. namenska raba prostora, lokacijske informacije, izračun komunalnega prispevka, izračun NUSZ ipd), s čimer močno razbremenimo pritisk na Urad z vlogami za izdajo uradnih dokumentov.

Dostop do vsebin posameznih spisov v sistemu VOPI je zaradi osrednjega nadzora pravic omogočen tudi drugim namenskim aplikacijam za podporo postopkom (kot npr. 3JSS – upravljanje s skladom nepremičnin), GIS aplikacijam, ki temeljijo na sistemu 3MAP (npr. pregled vseh zadev, ki se nanašajo natrenutno  izbrano parcelo v prostoru) ter zalednim servisom, ki z obdelavo  evidentiranih dokumentov v VOPI-ju samodejno dopolnjujejo različne grafične sloje (npr. sloj izdanih gradbenih dovoljenj, ipd.)

Za aplikacijo VOPI smo razvili več dodatnih modulov, ki dopolnjujejo funkcionalnosti osnovne aplikacije za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje:

  • interno obveščanje skupine uporabnikov o dogodkih znotraj sistema VOPI (npr. na UE so izdali novo gradbeno dovoljenje),
  • avtomatsko obveščanje strank o dogodkih, ki so vezani na njihovo oddano vlogo,
  • izdelovanje periodičnih statističnih poročil o stanju odprtih zadev,
  • že omenjena samodejna izdelava lokacijskih informacij na osnovi podatkov iz vloge in iz baze prostorskih podatkov,
  • dostop do pregledovanja podatkov preko mobilnih naprav, ipd.

Te dodatne funkcionalnosti lahko vključimo kadarkoli, glede na dosežen obseg prometa z dokumenti in glede na nove konkretne potrebe občine.

Arhitektura celotnega sistema VOPI je prikazana na spodnji sliki:

Vodenje postopkov - VOPI

PREGLED MODULOV SISTEMA VOPI:

Dokumentni sistem VOPI

Celovito in učinkovito vodenje dokumentov, zadev in postopkov

Preberi več »

 VOPI/VVP – vhodna poštalogo_vvp

Modul za enotno vodenje vhodne pošte

Preberi več »

 VOPI-sken

Modul za zajem skeniranih dokumentov

Preberi več »

VOPI/VIP – izhodna poštaVodenje postopkov - VOPI

Modul za vodenje izhodne pošte

Preberi več »

VOPI/mail obvestila

Modul za interno obveščanje uporabnikov o dogodkih znotraj sistema VOPI

Preberi več »

VOPI/statmail obvestila

Modul za periodična interna obveščanja o trenutnem številčnem stanju odprtih in rešenih zadev

Preberi več »

VOPI/OBVO – obveščanje občanov

Modul za obveščanje občanov o dogodkih, vezanih na postopke reševanja njihovih vlog

Preberi več »

VOPI/EVA – sprejem e-vlog

Modul za prevzemanje elektronskih vlog kot vhodne pošte VOPI/VVP

Preberi več »

VOPI/3MAP – skok na GIS

Povezava dokumentov VOPI  z GIS sistemom 3MAP

Preberi več »