+386 5 611 7000

Rešitve na ključ

Razvijamo aplikativne rešitve v celoti prilagojene vašim
specifičnim zahtevam in potrebam.

Poslovni procesi

Vaš partner pri razvoju in programiranju na ključ.

Dokumentni sistem VOPI

Celovito in učinkovito vodenje dokumentov, zadev in postopkov

Kaj je VOPI

VOPI je dokumentni sistem namenjen popolni podpori pisarniškemu delu:

  • glavnih oziroma sprejemno-informacijskih pisarn
  • tajništev uradov/oddelkov in
  • referentov.
referent

(foto Cathering Yeulet)

Poleg evidentiranja in hranjenja dokumentov, ki vstopajo in nastajajo v postopkih reševanja zadev, dokumentni sistem VOPI omogoča tudi izdelavo poljubnih izhodnih dokumentov, odločb, mnenj, informacij, ki jih pripravi na osnovi predlog oz. vzorcev, pripravljenih za različne postopke.

Različni dodatni moduli dopolnjujejo osnovne funkcionalnosti. Postopki, ki so vezani na prostor (postopki z nepremičninami, urejanje prostora, …) so dodatno podprti s povezavo na bazo prostorskih podatkov in možnostjo neposrednega pregledovanja predmeta zadeve v GIS pregledovalniku.
Dokumentni sistem VOPI združuje v enoten sistem več funkcionalnih področij. Uporabnikom zagotavlja glede na njihove pravice in pooblastila:

  • pregled nad trenutnim stanjem zadev v sistemu
  • pri katerih referentih se trenutno nahajajo oz. kdo je zanje trenutno odgovoren
  • omogoča iskanje zadev in posameznih dokumentov v spisu po različnih kriterijih
  • vpogled v popis spisa ter v vse, v spis vložene dokumente.

Na ta način je vsak dokument, ki je shranjen v dokumentni sistem VOPI takoj dostopen vsakomur, ki je pooblaščen za vpogled vanj, brez čakanja ali poseganja v fizični arhiv.

Prav tako dokumentni sistem VOPI omogoča vodstvenemu kadru nadzor v obliki rednih periodičnih vodja

elektronskih obvestil, iz katerih je možno razbrati:

  • koliko je odprtih zadev v določenem časovnem obdobju
  • koliko od teh je rešenih in
  • kdo je odgovoren za posamezno zadevo.

Dokumentni sistem VOPI je izdelan v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju, je tehnološko dovršen in sodoben.

(foto: Cathering Yeulet)

(foto: Cathering Yeulet)

Leta 2014 smoDokumentni sistem VOPI Celovito in učinkovito vodenje dokumentov, zadev in postopkov ob njegovi 20. obletnici obstoja izdali posebno različico dokumentnega sistema VOPI v oblaku za katero za dostop zadostuje že:

  • standardni spletni brskalnik (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ipd.) in
  • za nekatere funkcionalnosti je potrebno namestiti tudi Javo.

Komu je namenjen dokumentni sistem VOPI

Dokumentni sistem VOPI je namenjen vsem organizacijam, kjer se izvajajo naloge po predpisanih postopkih vodenja upravnih in neupravnih postopkov oziroma vsem tistim organizacijam, kjer se bodisi z zakonodajo, bodisi z notranjimi pravili ali zaradi takšne odločitve vodstva zahteva evidentiranje poslovnih dogodkov kot na primer:

  • odpiranje zadevevidentiranje
  • evidentiranje vhodne pošte in skeniranje vhodnih dokumentov
  • vodenje in reševanje postopkov / zadev
  • izdelovanje lastnih ali izhodnih dokumentov in
  • vodenje korespondence s strankami itd.

Dokumentni sistem VOPI je prilagodljiv tako, da je poleg področij, kjer se vodijo predpisani upravni postopki (občine, ministrstva, carina…) primeren tudi za ostala področja, ki zahtevajo urejeno pisarniško poslovanje in kjer se vodijo različni postopki reševanja zahtevkov / vlog strank.

Najbolj pogosti uporabniki dokumentnega sistema VOPI so občine oziroma njihovi zaposleni.

Katere funkcionalnosti omogoča dokumentni sistem VOPI

Vodenje vhodne pošte (VVP)

  • enoten pregled nad vso zajeto vhodno poštovhodna-posta-ikona
  • pregled nad skenirano a še neevidentirano vhodno pošto
  • samodejno evidentiranje ob knjiženju le-te v dokumentni sistem VOPI
  • evidentiranje ostale pošte, ki ni vezana na zadeve (VOPI) ali na nek drugi sistem (npr. RAČUNOVODSTVO)
  • modul za tiskanje lastnih nalepk s črtnimi kodami (pripravo za tisk nalepk za uporabnika izvajamo tudi kot storitev) (ta modul je tudi integriran v VOPI-GLPI)

Dokumentni sistem VOPI Celovito in učinkovito vodenje dokumentov, zadev in postopkov

 

Podpora postopkom v glavni, sprejemno-informacijski pisarni (VOPI-GLPI)

  • podpora shranjevanju skeniranih vhodnih dokumentov označenih s črtno kodo in iskanju z odčitavanjem črtnih kod (VOPI-SKAN)
  • prevzem elektronskih vlog v dokumentni sistem VOPI iz e-obrazcev na spletnem portalu občine ali iz državnega portala ESJU (VOPI-EVA) *dodatni modul
  • odpiranje in opremljanje zadev s pripadajočimi atributi
  • pošiljanje zadev v delo referentom
  • izdelava izhodnih/lastnih dokumentov
  • zaključevanje zadev in predaja teh v rokovnik, zbirke, arhiv
  • urejanje šifrantov
  • odvzemanje zadev ali dokumentov uporabnikom, ki ne delajo več ter prerazporejanje njihovih zadev na druga delovna mesta

vopi-glavna-pisarna

 

Podpora postopkom v uradih (VOPI-REFE)

  •  podpora izdelavi izhodnih dokumentov iz predlog (vzorcev) s prenosom identifikacijskih podatkov iz spisa oz. vhodnega dokumenta
  •  podpora pretvorbe izdelanih dokumentov v PDF format
  •  podpora za elektronsko podpisovanje PDF dokumentov
  •  samodejno evidentiranje, v Knjigo izhodne pošte, vseh izhodnih dokumentov z akcijo “Poslano stranki” (glej modul VIP)
  •  neposredni prikaz slike parcele v prostoru (sloj DKN na DOF podlagi) pri pregledu dokumenta s parcelami ter skok v GIS pregledovalnik 3MAP (GIS modul)
  • iz GIS pregledovalnika neposreden vpogled v seznam vseh zadev za izbrano parcelo v dokumentnem sistemu VOPI, vpogled v popis spisa, vpoged v dokumente v spisu (sloj DKN, DOF, ostali sloji po potrebi)
  • samodejna priprava izhodnega dokumenta tipa Lokacijska informacija ali Informacija o namenski rabi zemljišča, s prevzemom podatkov iz vhodnega dokumenta in presekom slojev v GIS bazi (potrebni so specifični prostorski podatki, GIS modul LOKI) (VOPI-LOKI) *dodatni modul

 

vopi-referent

prikaz-parcele-v-prostoru

 

Vodenje izhodne pošte (VIP)

  • enotna evidenca vse izhodne pošte (tudi iste izven spisa)izhodna-posta-ikona
  • nastavitev za opremljanje izhodnih pošiljk enotno v glavni pisarni ali po tajništvih uradov
  • v tajništvih možnost posredovanja dokumentov v podpis
  • v glavni pisarni priprava poštnih seznamov oddane pošte
  • tiskanje odpremnic, vročilnic, nalepk z naslovi, opremljanje s črtno kodo spremnih številk za priporočene pošiljke ter tisk nalepk z odpremnimi številkami s črtno kodo (po pogodbi s Pošto)

izhodna-posta

 

Obveščanja VOPI (zaledni procesi)

  • email-smstedenska in mesečna interna sumarna poročila o stanju odprtih zadev poslana po e-pošti (VOPI-STATMAIL) *dodatni modul
  • obveščanje občana o dogodkih vezanih na reševanje vloge z e-pošto ali sms-i (kot dodatni modul) (VOPI-OBVO) *dodatni modul

 

 

GIS podpora postopkom (GIS moduli)

  1. Vpogled v seznam vseh zadev na izbrani parceli
  2. Register prostorskih aktov / pravnih režimov
  3. Digitalna zbirka prostorskih projektov
  4. Izdelava dokumenta / informacije tipa lokacijska informacija / potrdilo o namenski rabi zemljišča
  5. Obveščanje o dogodkih vezanih na zadeve
  6. Samodejno generiranje vsebin grafičnih slojev
  7. Podpora pripravi odmere komunalnega prispevka

 

1. V GIS pregledovalniku 3MAP neposreden vpogled v seznam vseh zadev za izbrano parcelo v dokumentnem sistemu VOPI, vpogled v popis spisa, vpogled v dokumente v spisu (sloj DKN, DOF, ostali sloji po potrebi)

zadeve-na-parceli

2. Register prostorskih aktov – iz GIS pregledovalnika 3MAP vpogled v državne, občinske in druge planske in izvedbene akte, ki veljajo na določenem izbranem območju občine (REPR) *dodatni modul

Register prostorskih aktov/pravnih režimov

register-prostorskih-aktov

3. Digitalna zbirka prostorskih projektov – iz GIS pregledovalnika 3MAP vpogled v geolocirane grafične priloge aktov, geodetske posnetke ter povezava na vsebino projektne dokumentacije prostorskih aktov (DAPA) *dodatni modul

Digitalna zbirka prostorske dokumentacije

digitalna-zbirka-prostorskih-aktov

4. Podpora pripravi VOPI DOKUMENTA in SPLETNE INFORMACIJE tipa Lokacijska informacija in tipa Potrdilo o namenski rabi zemljišča (sloji LOKI, REPR-register prostorskih aktov) – možnost tudi javne rabe (iLOKI) *dodatni modul

Dokument (pripravi se na osnovi podatkov z vloge in preseka parcele s specifičnimi prostorskimi sloji)

lokacijska-informacija-vopi

Informativna lokacijska informacija/Informacija o namenski rabi zemljišča

informativna-lokacijska-informacija

5. Obveščanje odgovornih oseb in nosilcev zadev o dogodkih vezanih na njihove odprte zadeve (parcela in njej sosednje parcele) (VOPI-GISMAIL)

6. Zagotavljanje prostorskega pogleda na dokumente s samodejnim generiranj vsebin grafičnih slojev z obdelavo v VOPI zajetih dokumentov, kot npr. prejeta gradbena dovoljenja, soglasja – vodovod, soglasja – komunala, soglasja k gradnji, prometne zadeve, dovoljenja za posege v prostor, predkupne pravice občine, izdane lokacijske informacije, komunalni prispevek, zakupnine in najemnine stavbnih zemljišč itd. (VOPI-GIS-SLOJI) *dodatni modul

7. Podpora pripravi odmere komunalnega prispevka (GIS modul, Odlok, Območja) – možnost tudi javne rabe (iKOPR, eKOPR)*dodatni modul

dodatni-moduliZa njihovo uporabo so potrebne dodatne nastavitve in/ali zagotovitev dodatnih podatkov kot prikazuje naslednja tabela.

Dodatni modul Minimalne zahteve katerim mora ugoditi naročnik, če želi uporabiti posamezni dodatni modul
VOPI-EVA

(e-vloge)

  • na spletnem portalu organizacije/občine omogočiti strankam/občanom možnost oddajanja e-vlog
  • določiti e-mail naslov na katerega bodo prihajala obvestila o prispelih e-vlogah
VOPI-LOKI

(lokacijske informacije)

zagotoviti je potrebno naslednje vrste podatkov:

  • parcele (DKN)
  • prostorski plani občine
  • prostorski izvedbeni akti
  • namenska raba prostora
  • območja varovanj in ureditev
  • vrste dopustnih dejavnosti, vrste dopustnih gradenj in drugih del ter vrste dopustnih objektov glede na namen
  • merila in pogoji za graditev objektov in izvedbo drugih del
  • prostorski ukrepi
  • območja varovanj in omejitev po posebnih predpisih
VOPI-STATMAIL

(statistika)

  • določiti e-mail naslov iz katerega se bodo pošiljala obvestila (v primeru, da gre za organizacijo/občino, ki je v HKOM omrežju, mora biti ta e-mail naslov iz domene od organizacije/občine)
  • določiti naslovnike za prejemanje obvestil
VOPI-OBVO

(obveščanje)

  • objaviti povezavo do spletne aplikacije s katero se stranka/občan prijavi na e-obveščanje in s katero tudi nastavi načine ter dogodke o katerih naj bo obveščan
  • nabaviti digitalni certifikat za storitev SMS poštar oz. poslovni WEB poštar
  • določiti e-mail naslov iz katerega se bodo pošiljala obvestila
REPR

(prostorski akti)

  • predati za vnos ali samostojno vnesti seznam vseh prostorskih aktov ter ga sproti vzdrževati (register prostorskih aktov/pravnih režimov)
DAPA

(digitalizirani prostorski projekti)

  • predati podatke v digitalni obliki ali predati v digitalizacijo (skeniranje) dokumentacije prostorskih projektov (digitalna zbirka prostorske dokumentacije)
VOPI-GIS-SLOJI

(grafični sloji)

  • zagotoviti doslednost vpisovanja parcelnih številk ob vnašanju vhodnih dokumentov v glavni oz. sprejemno-informacijski pisarni
  • vzpostaviti arhiv DKN-ov pri katerem vam lahko pomagamo mi z našimi izkušnjami s področja poznavanja prostorskih zadev in zakonodaje
iLOKI

(informativne lokacijske informacije)

  • potrebni so enaki podatki kot za modul VOPI-LOKI
iKOPR*, eKOPR*

(komunalni prispevek)

  • območja komunalnega prispevka po dejanski opremljenosti
  • območja komunalnega prispevka po programih opremljanja

*potrebe po podatkih so odvisne od zahtev občinskega odloka

Kakšne so prednosti uporabe dokumentnega sistema VOPI

vopi-prednostiZanesljivost

  • 20 let prisoten na trgu in v redni uporabi
  • zagotovljena je uporabniška podpora (po telefonu, e-mailu ali na daljavo)
  • stabilna in sodobna tehnološka platforma (Oracle, Java, lastna platforma 3iOS, DocRep)
  • strokovno usposobljena in izkušena ekipa razvojnikov

(foto haynet.info)

Varnost

  • varen dostop (državno HKOM omrežje)
  • varnost podatkov (redna izdelava varnostnih kopij)
  • varnost z vidika zakonodaje (varovanje osebnih podatkov)
  • sistemsko podprta varnost (Oracle podatkovna baza, 3iOS platforma z lastnim monitoringom delovanja)
  • izsledljivost dogodkov nad zadevami in dokumenti (ogledi, izdelava, popravki, pošiljanja dokumentov itd.)

Prijaznost do uporabnika

  • izdelan je na osnovi specifikacij končnih uporabnikov
  • drevesna struktura objektov  (pregledna navigacija po aplikaciji)
  • prikazovanje detajlnih ekranov v zavihkih (zadeve, dokumenti, stranke itd.)
  • zagotovljeno je izobraževanje in uvajanje uporabnikov
  • možnost hitrega iskanja zadev, dokumentov, strank, iskanje po črtni kodi itd.
  • možnost uporabe funkcije “priljubljene” za hitrejše delo
  • možnost uporabe hitrih tipk (Ctrl+S za shrani, Ctrl+D za dodaj itd.)
  • možnost nadaljevanja dela iz mesta, kjer smo predhodnjič ostali

Tehnološka dovršenost

  • spletna aplikacija namesto klasične namizne
  • sodoben grafični vmesnik
  • platformi 3iOS in DocRep (na teh sloni VOPI) omogočata:
  • večje možnosti dograjevanj ter izdelavo namenskih aplikacij
  • bolj zanesljivo delovanje sistema in stalni monitoring – sprotno sporočanje težav
  • optimizacijo delovanja

Dostopnost

  • dostopen kadarkoli (24/7) in kjerkoli se je možno povezati v HKOM omrežje
  • dostopen z uporabo standardnega spletnega brskalnika

helpdesk-vopiKako je poskrbljeno za uporabniško podporo pri uporabi VOPI-ja

Zagotavljamo vam uporabniško podporo, in sicer:

  • ob ponedeljkih, torkih, četrtkih in petkih od 8. do 16. ure in
  • ob sredah od 8. do 17. ure.

Uporabniško podporo zagotavljamo na naslednje načine:

  • mnenja-vopi

    Foto: outsourcingportal.eu

    po telefonu na telefonski številki 05/611-7000

  • po elektronski pošti na operativa@3-port.si
  • po potrebi se z vašim dovoljenjem vključimo v vaše namizje in vam nudimo pomoč

 

Vsem uporabnikom nudimo uvajanje v sklopu najemne pogodbe.

Kaj menijo uporabniki o dokumentnem sistemu VOPI

“Sistem vodenja pisarniškega poslovanja e-VOPI znatno olajša pisarniško delo. Sistem je pregleden in enostaven za uporabo. Možnost iskanja po različnih kriterijih bistveno poveča preglednost nad vsemi dokumenti, vnašanje samih dokumentov je enostavno in fleksibilno, tako, da omogoča vnašanje iz različnih virov (vnos datoteke iz lokalnega računalnika, avtomatska izdelava dokumenta preko  pripravljenih vzorcev). Vmesnik je pregleden in omogoča hkratno delo na različnih zadevah z možnostjo hitrega preklapljanja med njimi. Zelo uporabna je tudi povezljivost z drugimi aplikacijami, kot na primer prikaz parcel v zadevi neposredno v pregledovalniku prostorskih podatkov (GIS) z enim samim klikom na gumb.”

Davor Deranja, Višji svetov. za načrt. prostora, Urad za okolje in prostor, Mestna občina Koper


 

“Vopi na naši občini uporabljamo že od leta 2004. Omogoča nam pregleden, enostaven sistem za evidentiranje dokumentov in zadev. Nova spletna različica programa VOPI je še bolj dostopna za uporabnike, saj nam številne dodatne funkcije sistem evidentiranja naredijo lažji, delo pa poenostavijo. Zelo smo zadovoljni tudi z uporabniško podporo, ki nam je stalno na voljo.”

Martina Tomažič Penko, glavna pisarna, Občina Ilirska Bistrica


 

“Po 10-ih letih uporabe VOPI-ja lahko rečem, da gre za zanesljivo in stabilno aplikacijo, katero vsakodnevno uporabljajo v naši glavni pisarni ter referenti na oddelkih za evidentiranje dokumentov. S spletno verzijo VOPI-ja smo dobili sodobno in zanesljivo aplikacijo. Všeč mi je tudi možnost, da kot skrbnik aplikacije VOPI enostavno pregledujem in nastavljam pravice posameznih uporabnikov. Zelo smo pa tudi zadovoljni s hitrimi odzivi Operative 3 PORT-a za kakršnokoli uporabniško pomoč na klic.”

Janko Mahnič, višji svetovalec I – informatik, Občina Sežana


 

“Leta 2003 smo se so na Občini Postojna odločili, da potrebujemo za učinkovito vsakdanje delo enoten informacijski sistem. Tedaj smo se odločili za podjetje 3 PORT d.o.o. iz Kopra, ki nudi celovito rešitev primerno za občine. Z napredkom tehnologij so svojo aplikacijo nadgradili v eVOPI, katero uporabljamo sedaj eno leto. Ta aplikacija je tako kot uslužbenci 3 Porta prijazna do uporabnika. S strani zaposlenih smo vedno deležni hitre in učinkovite podpore.”

Dolores Dolenc Bajc, pomočnica župana za informatiko, Občina Postojna

Pišite nam, vprašajte nas ali pa se samo ustavite na kavici:

Vaše ime*

Organizacija

E-pošta*

Telefon

Zanima me*:

Vaše sporočilo*